Praktyka Prawa Pracy - Alert

Opublikowany został wyczekiwany od dawna projekt nowelizacji Kodeksu pracy mający uregulować zarówno zasady wykonywania pracy zdalnej jako rozwiązania stałego jak i możliwość przeprowadzania przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracowników oraz badań na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach. Po przyjęciu przez Radę Ministrów projekt powinien zostać skierowany do prac w Sejmie. Podsumowujemy założenia oraz wskazujemy na nasze zastrzeżenia wobec projektowanych rozwiązań i kwestie, na które warto zwrócić uwagę.

Życzymy dobrej lektury.

Co ważne:

• Spodziewamy się, że projekt nie powinien ulegać bardzo istotnym zmianom.
• Problematyczne jest, że z nowych rozwiązań nie będzie można skorzystać wkrótce – projekt przewiduje, że przepisy dotyczące pracy zdalnej miałyby wejść w życie dopiero po upływie trzech miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, co jest trudne do określenia w najbliższym horyzoncie czasowym.
• Ze względu na to, że projektowane regulacje zawierają jedynie ogólne wytyczne, pracodawcy będą musieli przyjąć wewnętrznie zasady wyliczeń co do pokrywania kosztów związanych m.in. z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej), zużyciem energii elektrycznej oraz korzystaniem z niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Ekwiwalenty albo ryczałty powinny brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Oznaczać to może również konieczność regionalizacji przyjętych zasad.
• Pożądane będzie określenie procedury ochrony danych osobowych przyjmowanych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzenie, w miarę potrzeb, instruktażu i szkoleń w tym zakresie.
• Wyłączone mają zostać niektóre obowiązki pracodawcy w zakresie bhp podczas pracy zdalnej. Szkolenie wstępne bhp osób przyjmowanych do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe ma być przeprowadzane w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Spowoduje to konieczność wprowadzenia nowych procedur oraz dokumentów w zakresie bhp.
• Konieczne będzie wyłonienie przedstawicieli pracowników dla celów konsultacji regulaminu pracy zdalnej (jeżeli nie działają związki zawodowe) lub każdorazowe uregulowanie zasad pracy zdalnej indywidualnie w porozumieniu z pracownikiem.
• Pracodawca ma dokonywać oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną (możliwe ma być przyjęcie uniwersalnych zasad dla grup stanowisk) i przygotowywać informację dla pracownika dot. m.in. organizacji pracy zdalnej i jej zasad. Pracownik ma być odpowiedzialny za właściwą ergonomiczną organizację pracy. Ma składać oświadczenie przed dopuszczeniem do pracy odnośnie spełniania wymogów BHP przez stanowisko pracy. Pracodawca powinien zapewnić w tym zakresie odpowiednią dokumentację. 
• Wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy wymagają formy pisemnej, mają być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie będzie to oznaczać jednak ogólnego wyłączenia wymogów dot. formy pisemnej dla pracownika zdalnego, co do przykładowo umowy o pracę.
• Home office ma zostać oficjalnie uregulowany − będzie mógł być stosowany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wydaje się, że pożądane będzie określenie przez pracodawcę również zasad pracy w ramach home office (choć pozostaje to poza wymogami ustawowymi).
• Telepraca na dotychczasowych zasadach będzie mogła być stosowana nie dłużej niż przez okres sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów dot. pracy zdalnej.
• Przepisy wprowadzające wykonywanie pracy zdalnej w trybie przeciwdziałania COVID-19 mają zostać uchylone.
• Z kolei projektowane przepisy dotyczące badania trzeźwości pracowników mają wejść w życie szybko − w ciągu 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy. Zakładają one, że jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach.
• Aby skorzystać z takiej opcji, konieczne będzie ustalenie grup pracowników, którzy mogą być jej poddani, sposobu przeprowadzania kontroli w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, w braku obowiązku ustalenia regulaminu pracy jak również jej przeprowadzenia w oparciu o odrębne wytyczne zawarte w rozporządzeniu. W praktyce, w określonych przypadkach okazać się może, że warunkiem wprowadzenia odnośnych przepisów do regulaminu pracy będzie zgoda organizacji związkowej, co może okazać się problematyczne. Konieczne będzie również dodatkowe uprzednie poinformowanie pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości.
• Pracodawca ma być zobowiązany do zapewnienia urządzeń do badania trzeźwości oraz dbania o ich kalibrację, aby uniknąć ryzyka podważenia wyników badania trzeźwości oraz zarzutu naruszenia zasad.
• Pomimo odroczonego w nieokreśloną przyszłość terminu wejścia w życie nowo projektowanych przepisów, nasze doświadczenie pokazuje, iż zarówno badanie trzeźwości pracowników jak i regularna praca zdalna wymaga organizacji szeregu kwestii praktycznych i podjęcia strategicznych decyzji przez pracodawcę. Stąd zasadnym jest uprzednie przygotowanie się na wejście w życie nowych przepisów i przyjęcie z istotnym wyprzedzeniem projektów wewnętrznych regulacji oraz polityk, z których będzie można skorzystać, kiedy nowe zasady pracy zdalnej zaczną obowiązywać, w szczególności w celu sprawnego przeprowadzenia procesu konsultacji z przedstawicielami pracowników (zasady wyboru przedstawicieli pracowników dla tego celu powinny zostać formalnie ustalone).